BPM y ECM: ¿Cómo optimizar la Gestión de

Procesos y Documentos?

Introducción

BPM y ECM están siendo implementados cada vez más de forma integrada en las organizaciones para optimizar la gestión. El diálogo entre los sistemas puede traer varios beneficios al negocio, contribuyendo a su desempeño, longevidad y generación de valor.

En este post, hablaremos de cada uno de ellos, de sus ventajas y cómo pueden trabajar juntos para mejorar el desempeño empresarial. ¡Dale un vistazo!

¿Qué es BPM?

Para empezar a comprender las funcionalidades de BPM y ECM, es necesario comprender sus desempeños por separado. BPM es un acrónimo que proviene de la lengua inglesa (Business Process Management), que traducido significa Gestión de Procesos de Negocio.

Es una disciplina de gestión muy utilizada en todo el mundo, y es el resultado de la combinación de la gestión empresarial con técnicas y herramientas, incluida la tecnología, que busca identificar, analizar y optimizar los procesos de las organizaciones.

Con BPM, una empresa es capaz de mapear, analizar, modelar, mejorar y controlar sus procesos de un extremo a otro. A través de un sistema BPM, o BPMS (Suite de Gestión de Procesos de Negocio), es posible poner en práctica esa disciplina de forma automatizada.

¿Cuáles son los beneficios de un BPMS?

¿Cuales son los beneficios de un BPMS?

Una empresa que opera con una visión por procesos es capaz de segmentar en detalle todas sus etapas e involucrar en ellos a todos sus profesionales, proveedores y clientes.

Así, todos ven los procesos en todas sus etapas y pueden actuar sobre ellos de manera más puntual, identificando obstáculos y problemas y buscando soluciones más rápidamente. Los beneficios de un sistema BPM o BPMS, son variados:

Gestión integrada y horizontal, ya que todas las actividades (y departamentos) trabajarán mediante los mismos procesos.
Reducción de costos y desperdicios, ya que la automatización se utiliza para ahorrar tiempo y recortar recursos innecesarios.
Gestión de calidad y más valor para el cliente, ya que los procesos serán estandarizados y mejorados constantemente.
Seguimiento constante de las actividades que estarán en un mismo sistema. Los datos generados en cada proceso también se pueden analizar y, si se detecta una falla, se corrige rápidamente.
Mejor comunicación entre equipos.
Posibilidad de acceder a los procesos a través de diferentes dispositivos.
Y muchos más.

¿Qué es ECM?

¿Conoces la cantidad de documentos e información que se guardan en un archivo y que se pierden con el tiempo o que son difíciles de localizar y terminan siendo inútiles?

La solución ECM (Enterprise Content Management o Gestión de Contenido Empresarial) precisamente te ayuda a automatizar este proceso, permitiendo digitalizar, almacenar, catalogar, compartir e interpretar la información y los datos de una empresa.

Más que una simple gestión de documentos impresos o electrónicos, con ECM es posible reunir papeles, registros, contratos, hojas de cálculo, gráficos y otros datos en un mismo sistema, proporcionando una comunicación entre ellos y el cruce de información para generar un conocimiento estructurado. Tener un software de ECM es fundamental para la gestión del conocimiento de una empresa.

¿Cuales son los beneficios de un ECM?

Tener datos interconectados a través de un ECM trae varios beneficios a las empresas, tales como:

Reducir los costos de copia, impresión y almacenamiento físico en un 70 %.
Hacer a la empresa más sostenible medioambientalmente, reduciendo el papel utilizado.
Mantener los documentos seguros, sin riesgo de pérdida de contenido.
Facilitar el intercambio de datos, acelerando el acceso a la información.
Tener un control de la privacidad y confidencialidad de los archivos, determinando los permisos de acceso.
Asistir en la transparencia y gobernanza corporativa de las empresas.
Hacer que los datos sean más rastreables** mediante la búsqueda de palabras clave.
Integrar diferentes áreas en un mismo banco de información.
Facilitar el seguimiento de procesos y la medición a través de KPIs (indicadores claves de desempeño).

¿Cómo funcionan BPM y ECM juntos?

Aunque, a menudo, son estudiados y tratados por la tecnología de la información como disciplinas separadas, las ventajas de usar plataformas que integran BPM y ECM son mucho mayores.

Un sistema BPMS que contenga las funcionalidades tanto de BPM como de ECM permitirá una gama muy completa de soluciones, con una plataforma personalizable para cada negocio.

Se puede decir que los procesos sólo generan el debido valor si se basan en los contenidos de la empresa y, al mismo tiempo, el contenido siempre se genera o es consumido durante la ejecución de los procesos de la organización.

De nada sirve, por ejemplo, que un proceso se asigne automáticamente a un colaborador de forma rápida, si este no puede acceder a la información necesaria para hacer su trabajo.

Hay algunas funcionalidades que también ayudan en el trabajo conjunto de BPM y ECM. Por ejemplo, un buen ECM debería poder reconocer caracteres mediante lectura óptica u OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Con OCR, los campos deseados se extraen del archivo y se acelera el proceso de agregar información al sistema.

Para proteger los datos y garantizar la autenticidad, un ECM debe contener una firma digital; eso facilitará la validez legal de los documentos firmados y, además, reducirá aún más la cantidad de papel utilizado.

Comprende la integración de BPM y ECM en la práctica

Veamos un ejemplo para que quede más claro. Imagina un proceso de venta de ropa. El cliente accedió a la página web de la empresa, hizo su búsqueda, añadió los pedidos en el carrito y completó el pago, mientras que tú has sacado los productos del stock y has realizado el envío.

¿Es posible que el cliente haya realizado ya otras compras o búsquedas en la página web? ¿Es un cliente fiel o potencial? ¿Cuál es su entrada promedio por compra? ¿Cuál es su perfil de consumo e intereses? ¿Qué proveedores tienes registrados que pueden servirle y cuál tendría el mejor costo-beneficio para la reducción de costos? ¿Cuánto tiempo tarda el departamento de logística en entregar la compra? ¿Es posible acelerar ese proceso?

Hay muchas variables e información en un mismo proceso. Tener todo eso automatizado a través de un sistema BPMS que tenga BPM y ECM, con la información disponible en el sistema y que todos los involucrados estén conscientes y activos, permite a la gerencia evaluar todo el proceso y obtener insights para mejorar de manera ágil.

Mientras que ECM trabaja para que toda la información esté disponible y sea fácilmente rastreable, BPM aclara el flujo de actividades y permite transformaciones rápidas de los procesos.

Eso contribuye a la toma de decisiones basadas en datos reales, que pueden incrementar la rentabilidad de la empresa, la productividad y la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y ganar competitividad con relación a la competencia.

Ahora, ¿estás más claro acerca de qué son BPM y ECM? Piensa en cómo implementar conjuntamente ambas soluciones

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AUTOR

Rafael Antona

Rafael Antona es licenciado en CC. Químicas en la especialidad de Ciencia de los Materiales e Ingeniería Metalúrgica por la Universidad Complutense de Madrid (U.C.M), Curso Superior en Ingeniería de Calidad por la Fundación Confemetal y Master MBA por el ICADE Business School de la Universidad Pontificia de Comillas. Con una dilatada experiencia nacional como internacional en implantación de Gestión de Proyectos de Sistemas de Información, Consultoría de Sistema de Gestión y Modelos de Excelencia es Sales&Business Development Director de SoftExpert Software España.